Technische Projektassistenz / PMO-Assistenz Dokumentenmanagement (m/w/d)

Stellenbezeichnung Technische  Projektassistenz / PMO- Assistenz  Dokumentenmanagement (m/w/d) Ziel der Position: Für das Projekt Titan Cuxhaven suchen wir für die Dauer von zunächst einem Jahr eine strukturierte und zuverlässige Unterstützung im Bereich Projektassistenz , Informationskoordination und Dokumentenmanagement .

Die Position unterstützt die Projektleitung , das Owner-side PMO-Team und den Document Manager bei der strukturierten Erfassung , Ordnung und Nachverfolgung von Projektinformationen , E-Mails, Dokumenten und offenen Punkten .

Die Stelle eignet sich sowohl für Werkstudenten , Berufseinsteiger , Personen mit abgeschlossenem Studium im technischen Bereich als auch für Bewerber mit technischer Ausbildung und guter organisatorischer Arbeitsweise .

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• Sammlung , Sichtung und strukturierte Aufbereitung von Informationen aus E-Mails, Protokollen, Planer- Rückmeldungen und Dokumentenlieferungen
• Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen in übersichtliche Tabellen , Statusübersichten und Nachverfolgungslisten
• Unterstützung bei der Pflege von Dokumentenlisten , Revisionsständen , Freigabestatus , Verantwortlichkeiten und Fristen
• Unterstützung des Document Managers bei Ablage , Zuordnung , Prüfung und Nachverfolgung von Projektdokumenten
• Prüfung , ob eingereichte Unterlagen vollständig , korrekt benannt und der richtigen Halle, Fachdisziplin oder Dokumentenkategorie zugeordnet sind
• Erfassung und Nachverfolgung offener Punkte , Rückfragen , Entscheidungen und Fristen
• Vorbereitung einfacher Zusammenfassungen für die Projektleitung
• Unterstützung bei Besprechungsvorbereitung , Protokollen und Follow-up-Listen
• Kommunikation mit internen und externen Projektbeteiligten zur Klärung einfacher Rückfragen
• Sicherstellung , dass relevante I nformationen aus E-Mails und Dokumenten nicht verloren gehen , sondern nachvollziehbar in Listen und Registern abgebildet werden

Wir suchen keine reine Schreibkraft , sondern eine Person, die Informationen aktiv ordnet , offene Punkte erkennt und konsequent nachhält .

Wichtig sind Genauigkeit , Ausdauer und die Fähigkeit , auch bei vielen parallelen E-Mails, Dokumenten und Rückfragen den Überblick zu behalten . Die Tätigkeit erfordert eine strukturierte Arbeitsweise , Verlässlichkeit und die Bereitschaft , sich in projektspezifische A blage -, Dokumenten - und Kommunikationsstrukturen einzuarbeiten .

Ihr Profil:

• Laufendes  oder  abgeschlossenes Studium im  Bereich  Bauingenieurwesen , Wirtschaftsingenieurwesen , Architektur , Projektmanagement , technisches Management oder  vergleichbar
• Alternativ : abgeschlossene  technische  Ausbildung  mit  sehr  guter  organisatorischer  Arbeitsweise
• Erste Erfahrung in Projektassistenz , Bauprojekten , Dokumentenmanagement , technischer Administration oder PMO von Vorteil
• Sicherer Umgang  mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
• Gute Excel- Kenntnisse  zur  Pflege von Listen, Statusübersichten , Open-Point-Listen und Dokumentenregistern
• Fähigkeit , Informationen  aus  mehreren  Quellen  strukturiert  zusammenzuführen
• Genauigkeit  bei  Dateinamen , Revisionsständen , Fristen , Verantwortlichkeiten und Statusangaben
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse  sind von Vorteil
• Interesse an Bau-, Industrie- oder  Infrastrukturprojekten
• Zuverlässige , selbstständige und sorgfältige  Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen:

• Einblick in ein anspruchsvolles Industrie- und Bauprojekt
• Praktische  Erfahrung in Owner-side PMO, Dokumentenmanagement und Schnittstellenkoordination
• Enge Zusammenarbeit mit  Projektleitung , Document Manager, Fachplanern und weiteren  Projektbeteiligten
• Klare Aufgabenstruktur  mit  direktem  Bezug  zum  Projekterfolg
• Möglichkeit , praktische  Erfahrung in der Koordination  technischer  Projektinformationen  zu  sammeln