Executive Assistant to CEO

Інвестиційна група, що працює з власним капіталом у сферах нерухомості, реальних активів та операційного бізнесу, шукає Executive / Business Assistant — людину, яка стане операційним партнером керівника та допомагатиме координувати ключові бізнес-процеси й ініціативи.

Це роль для людини, яка вміє працювати не лише з інформацією та календарем керівника, а й із задачами, командами та домовленостями. Ви допомагатимете перетворювати рішення керівника на конкретні кроки, координувати їх виконання, відстежувати дедлайни й залежності, вчасно виявляти ризики та забезпечувати, щоб важливі задачі не губилися в потоці поточних справ.

Фактично ви станете операційною опорою керівника : людиною, яка тримає контекст, структурує інформацію, підтримує системність у роботі та допомагає рухати бізнес-ініціативи вперед. Для цього потрібно буде глибоко занурюватися в бізнес-процеси, взаємодіяти з різними командами й самостійно визначати, де потрібна додаткова координація або увага керівника.

Ви працюватимете у взаємодії з керівниками напрямів, командами та іншими стейкхолдерами. У питаннях особистої організації та логістики керівника вас підтримуватимуть персональні асистенти, водії, тревел-менеджери та інші спеціалісти.

Це роль із високим темпом роботи та змінними пріоритетами. Важливо вміти швидко перемикатися між задачами, зберігати цілісне розуміння ситуації та доводити домовленості до результату.

Основні задачі:

• Координація виконання рішень керівника: фіксація домовленостей, визначення наступних кроків, постановка задач відповідальним і контроль їх виконання.
• Управління задачами та пріоритетами: підтримка актуального переліку задач, дедлайнів, відповідальних, залежностей і статусів, своєчасне нагадування про важливі зобов’язання.
• Координація бізнес-процесів та ініціатив: декомпозиція масштабних задач на конкретні кроки, синхронізація учасників і контроль прогресу.
• Взаємодія з командами та стейкхолдерами: комунікація з керівниками напрямів, співробітниками й зовнішніми партнерами, узгодження дій і забезпечення руху задач між учасниками.
• Підготовка та супровід зустрічей: збір контексту й необхідних матеріалів, фіксація рішень, визначення відповідальних і подальший контроль домовленостей.
• Управління інформаційними потоками: систематизація інформації про проєкти, рішення, поточні питання та відкриті задачі, підтримка єдиного актуального контексту для керівника.
• Виявлення ризиків і блокерів: відстеження затримок, невирішених питань і залежностей, своєчасна ескалація проблем та пропозиції щодо наступних кроків.
• Підготовка робочих матеріалів: короткі summary, аналітичні довідки, презентації та інші матеріали, необхідні для прийняття рішень і проведення зустрічей.
• Організація робочої комунікації: підготовка повідомлень, чернеток відповідей і follow-up, контроль своєчасності комунікації з ключовими учасниками процесів.
• Удосконалення робочих процесів: впровадження та підтримка інструментів управління задачами, підходів до планування й контролю виконання, які допомагають керівнику та команді працювати системніше.
• Організаційна та логістична підтримка: координація зустрічей, ділових поїздок і пов’язаних організаційних питань у взаємодії з відповідними спеціалістами.

Що для нас важливо:

• 5+ років досвіду роботи на позиції Business Assistant, Executive Assistant, Project Coordinator, Operations Coordinator або в аналогічній ролі, де ви відповідали не лише за організацію роботи керівника, а й за координацію задач, процесів або команд.
• Практичний досвід управління задачами: постановка, декомпозиція, визначення відповідальних, контроль дедлайнів і follow-up до завершення.
• Розуміння бізнес-процесів і здатність бачити взаємозв’язки між задачами, командами та бізнес-цілями.
• Сильні навички планування, пріоритизації та координації великої кількості паралельних задач.
• Уміння самостійно організовувати роботу, визначати наступні кроки й діяти без постійних детальних інструкцій.
• Розвинені комунікаційні навички: здатність домовлятися, синхронізувати учасників процесів і працювати з різними рівнями команди.
• Системне мислення, уважність до деталей і вміння структурувати великі обсяги інформації.
• Досвід роботи з інструментами управління задачами та проєктами — Asana, ClickUp, Jira, Monday.com або аналогами.
• Готовність працювати в динамічному середовищі, адаптуватися до змін пріоритетів і підтримувати високий рівень організованості.
• Вільне володіння українською мовою.
• Англійська мова від рівня B2.

Особисті якості:

• Проактивність: не чекати нагадувань, а самостійно відстежувати прогрес і бачити, що потрібно зробити далі.
• Відповідальність за результат: доводити задачі до завершення, а не обмежуватися передачею інформації чи нагадуванням.
• Системність: підтримувати порядок у задачах, інформації, домовленостях і комунікаціях.
• Гнучкість і адаптивність: швидко перебудовувати плани, коли змінюються обставини або пріоритети керівника.
• Зрілість у комунікації: вміти працювати з керівниками, командами та партнерами, конструктивно вирішувати робочі питання й своєчасно ескалювати проблеми.
• Самостійність: приймати рішення в межах своєї зони відповідальності та розуміти, коли потрібне залучення керівника.
• Конфіденційність і надійність: відповідально працювати з чутливою інформацією та дотримуватися домовленостей.

Ми пропонуємо:

• Зручний офіс у Києві, або, якщо ви за кордоном, віддалено
• Укриття з усіма зручностями для роботи
• Формати працевлаштування на вибір (КЗпП, ФОП)
• 24 дні відпустки, лікарняні за потреби
• Конкурентну винагороду та професійне середовище.

Етапи рекрутингу:

• Intro Call
• Технічна співбесіда з HRD
• Зустріч з CEO
• Поліграф