Project Administrator

Als Project Assistant ondersteun je projectteams binnen Talenco Group bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van verschillende projecten. Je zorgt voor een vlotte administratieve en organisatorische werking en fungeert als centrale schakel tussen projectmanagers, interne diensten, contractoren en externe stakeholders.

Kerntaken

• Projectadministratie & documentbeheer

Beheren, structureren en archiveren van projectdocumentatie (plannen, verslagen, vergunningen, veiligheidsdocumenten).

Voorbereiden van vergaderdossiers en verslaggeving van projectmeetings.

Opvolgen en registreren van projectwijzigingen, deadlines en actiepunten.

• Ondersteuning van projectplanning

Assisteren bij het opstellen en updaten van projectplanningen.

Coördineren van afspraken, werfbezoeken en interne/externe meetings.

Bewaken van deadlines en signaleren van knelpunten.

• Financiële & contractuele opvolging

Ondersteunen bij de administratieve opvolging van bestelbonnen, facturen en budgetrapportering.

Beheer van contractdocumenten en ondersteuning bij aanbestedingsdossiers.

• Communicatie & stakeholdermanagement

Fungeren als aanspreekpunt voor interne stakeholders en aannemers.

Verzenden en opvolgen van projectcommunicatie, rapporten en veiligheidsinstructies.

Ondersteunen bij communicatie naar lokale besturen, partners en omwonenden (indien projectafhankelijk).

• Ondersteuning van veiligheid & compliance

Beheren van veiligheidsdocumenten (zoals werkvergunningen, toolboxen, veiligheidsplannen).

Toezien op naleving van interne bedrijfsprocessen, kwaliteitsnormen en wettelijke vereisten.