Projectmedewerker ondersteuning/PMO

Projectmedewerker ondersteuning/PMO (32 uur per week)

Wil jij bijdragen aan een toekomst waarin burgers grip hebben op hun gezondheidsgegevens? Stichting MedMij zoekt een PMO die grip houdt op planning, voortgang en acties. Je bereidt overleggen voor, bewaakt deadlines, houdt projectinformatie actueel en zorgt dat collega's en stakeholders altijd inzicht hebben in de stand van zaken.

Over Stichting MedMij

Stichting MedMij is dé landelijke standaard voor veilige en betrouwbare digitale beschikbaarheid van gezondheidsgegevens tussen burgers en zorgverleners. Wij maken het mogelijk dat iedereen op een veilige en gebruiksvriendelijke manier toegang heeft tot de eigen gezondheidsgegevens. Op www.medmij.nl vind je meer informatie over ons en waar we aan werken.

Over jouw plek in de organisatie

Je werkt organisatiebreed en bent de verbinding tussen onze integrale ontwikkelteams, de productowners, de scrummaster, de manager en onze overleggen met de veldraad en de autorisatieraad. Je valt onder de manager Ontwikkeling & Relatiebeheer en werkt samen met het directiesecretariaat en Bedrijfsvoering & Communicatie.

De PMO-functie is een rol met veel gezichten. De ene dag zit je in de voorbereiding van een extern overleg, de andere dag bouw je aan de jaarplanning of sta je met een draaiboek in de hand op een event. Wat al die dagen gemeen hebben is dat jij degene bent die het overzicht bewaakt.

Wat ga je doen?

Als PMO ben je de spil in de organisatie van ons werk. Je organiseert, plant, legt vast en bewaakt. Je wacht niet af tot iemand je iets vraagt, maar ziet zelf wat er nodig is. Verder zijn jouw werkzaamheden als volgt:

• Je plant afspraken voor MT-leden en houdt de agenda van een of meer MT-leden bij;
• Je bereidt de veldraad en de autorisatieraad voor: voorbespreking, agenda, sprekers en stukken. Je notuleert, verzendt de notulen en regelt de onkostenvergoedingen;
• Je bent verantwoordelijk voor de jaarplanning van de organisatie. Je brengt alle belangrijke activiteiten en mijlpalen samen in één overzicht, stemt af met betrokken teams en signaleert tijdig wanneer planningen of evenementen elkaar in de weg dreigen te zitten;
• Je organiseert uiteenlopende bijeenkomsten, zoals heidagen, kennissessies, hackathons en soms het ontvangen van een buitenlandse delegatie. Je bent verantwoordelijk voor het regelen van locaties tot het inhoudelijk programma, de communicatie en nazorg;
• Je denkt incidenteel mee over jaarplannen, werkplannen en memo’s en draagt bij aan een heldere opbouw en sterke inhoud;
• Je beheert het netwerk van MedMij-ambassadeurs en zorgt voor een evenwichtige en passende inzet van deze experts;
• Je houdt het overzicht wat er kan in een PGO op de website en losse projecten bij, zoals ondersteunen bij het maken van het jaarplan of werkplan;
• Je bent de achtervang van je collega bij het MedMij Loket (de servicedesk van MedMij en ondersteunt deelnemers bij vragen, aanvragen en processen binnen het MedMij-stelsel) op de dagen dat zij afwezig is;
• Je ontzorgt collega’s in de praktische kant van het werk: het mede beheren van de secretariaatsmailbox, ons CRM-systeem en de organisatie van onze bijeenkomsten.

Kortom: een veelzijdige functie waarin je schakelt tussen plannen, organiseren, coördineren en ondersteunen, en waarin je een belangrijke bijdrage levert aan het soepel functioneren van de organisatie.