Management Assistant

OVER HET BEDRIJF

Onze klant is een onafhankelijk Belgisch zakenadvocatenkantoor , gevestigd in Brussel. Het kantoor bestaat al meer dan twintig jaar en adviseert Belgische en internationale bedrijven, van grote groepen tot kmo's en start-ups.

De aanpak is professioneel, pragmatisch en persoonlijk. Kwaliteit en samenwerking staan er centraal.

Het kantoor ligt vlot bereikbaar met de trein en met de wagen.

WAAROM BIJ HEN AAN DE SLAG?

• Je komt terecht in een stabiel kantoor met internationale cliënten en gevarieerde dossiers.
• Je hebt een vaste job met flexibele uren en een dag thuiswerk per week.
• De sfeer is collegiaal, met drinks, sportactiviteiten en een jaarlijks teamweekend.
• Je werk is zichtbaar: jij zorgt ervoor dat alles loopt.

WAAROM HEBBEN ZE JOU NODIG?

Het kantoor zoekt een nieuwe collega om het team van assistenten aan te vullen. Je ondersteunt partners en advocaten, zodat zij zich volledig op hun juridisch werk kunnen focussen.

WAT GA JE DOEN?

Als Management Assistant ben je de organisatorische rechterhand van een of meerdere partners en hun team . Je doel is eenvoudig: jij houdt de administratie, de agenda's en de dossiers op orde, zodat de advocaten zich geen zorgen hoeven te maken.

• Je beheert de agenda's en bewaakt de deadlines.
• Je verwerkt de inkomende post en e-mails, en je volgt correspondentie en documenten op.
• Je opent nieuwe cliëntendossiers en houdt ze up-to-date in het systeem.
• Je bereidt de timesheets voor, controleert ze en maakt de ontwerpfacturen op. Daarbij werk je samen met de boekhouding.
• Je zorgt voor een verzorgde opmaak van documenten in Word en je leest ze na.
• Je regelt reizen, inschrijvingen voor seminaries en onkostennota's.
• Je helpt bij de organisatie van interne seminaries en events.

Een paar typische situaties:

Een partner moet morgen onverwacht naar het buitenland voor een cliënt. Jij boekt de reis, zet de nodige documenten klaar en schuift zijn afspraken door.

Het is einde van de maand: de timesheets moeten gecontroleerd worden voor de facturatie. Ondertussen vraagt een advocaat om een document van dertig pagina's perfect op te maken voor een cliënt. Jij houdt het overzicht en zorgt dat allebei op tijd klaar zijn.

MET WIE?

Je werkt samen met andere assistenten. Jullie zijn elkaars back-up. Is iemand afwezig of is het druk, dan nemen jullie elkaars taken over.