Teamassistenz Verwaltung & Office Management (m/w/d)

Die GFBI Gesellschaft zur Förderung Beruflicher Integration GmbH begleitet seit über 20 Jahren Menschen auf ihrem Weg in Ausbildung und Arbeit. Mit rund 160 Mitarbeitenden an etwa 20 Standorten gestalten wir soziale und berufsintegrative Angebote, die nachhaltig wirken.

Herzstück unserer Organisation ist unser Verwaltungsteam in Koblenz. Die elf Kolleginnen und Kollegen sorgen dafür, dass an allen Standorten die Rahmenbedingungen stimmen. Zur Verstärkung dieses Teams suchen wir zum 01.01.2027 eine engagierte Teamassistenz, die Verantwortung übernimmt, Abläufe souverän koordiniert und als zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Standorten und externen Partnern agiert.

Ihre Aufgaben

Zentrale Anlaufstelle und Kommunikation

• Sie sind erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und repräsentieren die GFBI am Telefon und am Empfang.
• Sie verantworten den Post- und Schriftverkehr sowie die Kommunikation mit unseren Standorten.
• Sie empfangen und betreuen Gäste, Geschäftspartner und Bewerbende professionell und zugewandt.

Organisation und Veranstaltungsmanagement

• Sie steuern das Termin- und Fristenmanagement in Outlook und koordinieren Besprechungen und Gremien.
• Sie planen und organisieren interne Veranstaltungen sowie unsere interne Workshop-Reihe, von der Teilnehmendenverwaltung über die Programmübersicht bis zur Erstellung der Zertifikate.
• Sie verantworten die Beschaffung von Büromaterial und Verpflegung für die Verwaltung und alle Projektstandorte.

Standort- und Vertragsmanagement

• Sie wirken bei der Planung und Umsetzung der Ausstattung sowie der technischen Einrichtung neuer Standorte mit und stimmen sich dabei eng mit internen und externen Partnern ab.
• Sie überwachen und koordinieren Miet-, Leasing-, Telekommunikations- und Dienstleistungsverträge aller Standorte.
• Sie holen Angebote ein, begleiten die jährlichen internen Ausschreibungen und verwalten die Jobtickets.
• Sie führen die zentrale Schlüsselverwaltung und halten die Standortübersicht aktuell.

Personal, Finanzen und Marketing

• Sie unterstützen den Personalbereich, unter anderem bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und Weiterbildungsnachweisen sowie bei der Bewerbendenkorrespondenz.
• Sie prüfen Lieferscheine und Rechnungen und arbeiten der Buchhaltung zu.
• Sie betreuen die Bestellung von Werbe- und Druckmaterialien und pflegen unser Google-Unternehmensprofil sowie Inhalte unserer Webseiten.