Office Manager (m/w/d)

Rollenbeschreibung Als Office Manager:in bist du für den reibungslosen Ablauf unseres Kölner Büros verantwortlich und fungierst als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher:innen sowie unsere internationalen Kolleg:innen. Du stellst sicher, dass unser Standort effizient, professionell und einladend funktioniert – von Empfang und Büroorganisation über Lieferanten- und Vertragsmanagement bis hin zur Koordination von Arbeitsplätzen und internen Events. Mit deiner strukturierten, serviceorientierten Arbeitsweise trägst du maßgeblich zu einer positiven Arbeitsumgebung und unserer lebendigen Teamkultur bei. Deine Aufgaben

• Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
• Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrolle
• Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
• Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise‑ und Unterkunftsorganisation)
• Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
• Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
• Unterstützung von Kultur‑ und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team‑Events und internen Austauschformaten

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Ausgeprägte Service‑ und Hands‑on‑Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
• Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility‑Management‑Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO‑Handling, Budgetgrundlagen)
• Kommunikationsstark – sowohl schriftlich als auch mündlich – und souverän im Umgang mit internationalen Teams
• Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
• Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office‑ oder Beschaffungssystemen
• Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur‑ und Teambuilding‑Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

• Eine einzigartige Gelegenheit, für ein globales Medienunternehmen mit großem Gestaltungsspielraum zu arbeiten
• Raum für kreative Mitgestaltung und persönliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub
• Neues, modernes Büro in verkehrsgünstiger Lage mit guter Erreichbarkeit in der Kölner Innenstadt
• Zuschüsse zur Urban Sport Club Mitgliedschaft
• Attraktive Vergünstigungen über Corporate Benefits
• Vergünstigtes Deutschlandticket
• Parkplätze sowie E-Ladesäulen (nach Verfügbarkeit)

Wir unterstützen individuelle Arbeitszeitmodelle – daher besteht die Option, die Rolle in Teilzeit (z.B. 32 Std./Woche) auszuüben.